Una de las razones más importantes por las que las organizaciones han trasladado todos los documentos a la nube es que se hace accesible el uso compartido y la colaboración. Además, reduce el tiempo junto con el papeleo, haciéndolo más conveniente. Sin embargo, mantenerlos organizados y seguros es otra tarea que debe manejarse. Ahí es cuando necesita un software de administración de documentos que lo ayude a manejar todos los documentos en la nube.
¿Cuáles son los mejores sistemas de gestión de documentos?
Las empresas pueden utilizar el mejor software de sistema de gestión de documentos para clasificar el trabajo. Administrar todo tipo de archivos en un solo lugar es una contribución a un flujo de trabajo que ayudará a todos a largo plazo. Los sistemas de gestión de documentos, como el lector de PDF, lo ayudan a leer todo tipo de archivos. Se puede compartir fácilmente en línea a través de diferentes plataformas. Es el tipo de sistema de documentos que debe administrarse en línea en servicios basados en la nube. Cualquier organización que desee realizar un seguimiento del documento electrónico debe utilizar uno de los siguientes software de gestión de documentos.
1. Zoho Workdrive-
Con Zoho Workdrive, mantenga unido a su equipo, ya que puede mantenerse conectado para acceder a las carpetas desde cualquier lugar. Mantenga todos los documentos organizados en un lugar al que sea fácil acceder en diferentes plataformas. Los datos están seguros en este software de gestión de documentos, y esto es lo que lo convierte en uno de los mejores. Aprovecha el servicio donde los archivos se transfieren a través de un módulo encriptado, lo que garantiza la seguridad. La suite Zoho incluye Zoho Writer, Zoho Show y Zoho Sheet para documentos de Word, presentaciones de diapositivas y hojas de cálculo. Organice cada proyecto en una carpeta diferente a la que puedan acceder los miembros del equipo asignados. Mantenga actualizaciones con los cambios que se guardan junto con las fechas para los miembros de su equipo. Otorgue diferentes permisos para acceder, editar o ver en diferentes niveles de equipo. Verifique las actividades, realice un seguimiento del check-in y check-out de los archivos.
2. Retención de archivos
FileHold es uno de los mejores que se pueden utilizar para facilitar el sistema de gestión de documentos basado en el servidor del cliente. Puede integrarlo fácilmente con Microsoft Suite que lo ayudará a conectarse con otros. Comparta los documentos en un número ilimitado sobre él y ahorre todo el espacio que necesita para recopilar el papeleo. Es capaz de recopilar todos los datos y compartirlos es posible en este entorno. Filehold se puede usar en computadoras personales, tabletas y teléfonos inteligentes. Esto también facilita el acceso a todos los documentos en Sharepoint. Con las funciones avanzadas de este sistema de gestión de documentos, podrá controlar el flujo de trabajo en cualquier momento. El sistema centralizado mantiene las diferentes versiones de los documentos disponibles para ver y compartir con la estructura inteligente de este software. La rápida búsqueda y recuperación de cualquier documento de una pila de datos en este sistema de software de documentos hace que sea más probable que se utilice. Los diferentes documentos se separan del metaetiquetado. La interfaz intuitiva hace que los usuarios usen las funciones fácilmente, como para localizar los documentos escaneados. Se pueden asignar diferentes roles para realizar cambios en los documentos, como administradores de gabinete, editor, organizador y de solo lectura.
3. OpenKM
OpenKM es el sistema de gestión de documentos de código abierto para su empresa. Para mejorar el flujo de trabajo, le ayuda a crear un registro de los documentos otorgando permisos a todos. Incluye integración con aplicaciones de terceros para múltiples usos, como Microsoft Office. Todo se puede contabilizar correctamente en este software como una interfaz web para administrar los archivos.
Las ayudas de catalogación automática con vistas previas avanzadas lo ayudarán a ver diferentes tipos de archivos junto con extensos archivos de AutoCAD y DICOM. Mantenga un registro de los cambios realizados en los documentos para el mantenimiento de registros junto con el tiempo para las pruebas de auditoría. Version Control ayuda a los directores de equipo a decidir qué función se asigna a un compañero de equipo específico para la gestión de documentos.
Selecciona los metadatos para formar una serie de un tipo de documentos para mantenerlo organizado para el negocio. Esto se puede usar fácilmente en sus teléfonos inteligentes, ya que es compatible con dispositivos Android e iOS. También puedes hacerte cargo desde Firefox, Safari y Chrome.
4. Sharepoint –
Sharepoint es otra herramienta útil de Microsoft que es de gran ayuda cuando desea un sistema de gestión de documentos. Está integrado con Microsoft Office en una plataforma basada en la web y, por lo tanto, la mayoría de los formatos de archivos son compatibles, ya que es uno de los formatos más populares. Las organizaciones comerciales lo utilizan para mantener todos los documentos seguros en el almacenamiento basado en la nube.
Utilizado principalmente por organizaciones medianas y grandes para mantenerlo en uso con Office365, Skype para empresas, Microsoft Exchange. Es un acuerdo basado en licencia que ofrece la plataforma a las empresas que gestionan el contenido. Este sistema de gestión y almacenamiento de documentos es una buena opción para seleccionar si desea trabajar en el intercambio interno de documentos. Otro punto a favor es que puede usarlo según sus requisitos y personalizarlo de acuerdo con las necesidades de su organización. Agregue características que serán más fáciles de entender para todos y pueden beneficiar el flujo de trabajo.
5. SoloOficina
Solo Office, que antes se conocía como Teamlab, es uno de los software de sistema de gestión de documentos de éxito. Implica también la comunicación corporativa, los mails y la gestión de proyectos. Comparte los archivos de OnlyOffice fácilmente a través de la plataforma y el módulo de documentos implica la gestión de documentos. Esto tiene diferentes tipos de archivos en texto, hojas de cálculo y presentaciones. Además, administre los proyectos a través del módulo de proyectos y simplifique la delegación de tareas. Aprenda de los gráficos que muestran el progreso de los proyectos a lo largo del tiempo con las diferentes etapas. Otras características involucran Calendario, CRM, Talk. Los archivos multimedia integrados se pueden reproducir en la plataforma.
Terminando:
Uno de los mejores software que se puede utilizar para gestionar los documentos es OpenKM. Puede ser utilizado por las empresas como sus respectivas formas en que se puede moldear siendo de código abierto. Con múltiples funciones y una interfaz fácil de usar, Zoho Worksuite puede ser una buena opción para una empresa de pequeña a mediana escala.
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