La comunicación y las interacciones significativas son lo que hace que una organización sea más eficiente. Sin la interacción de los miembros, el lugar de trabajo en cuestión difícilmente puede ofrecer un resultado comercial favorable. Sin embargo, las comunicaciones y el intercambio de información entre empleados requieren un medio que pueda cumplir el propósito de una comunicación organizacional eficaz, así como el intercambio de datos cruciales y actualizaciones útiles. Varias organizaciones utilizan clientes de mensajería instantánea como WhatsApp y Skype Chat para ayudar a sus miembros a comunicarse individualmente en grupos. Sin embargo, muchos de ellos no se dan cuenta de los peligros que los clientes de mensajería instantánea alojados en Internet representan para una organización y la información asociada compartida en estas aplicaciones de cliente de mensajería instantánea de terceros que están alojadas en servidores externos.
Para abordar estos problemas, es importante que las organizaciones encuentren una manera de proteger tanto sus datos organizacionales como la información de los empleados y otros archivos e información confidenciales que comparten en su cliente de mensajería instantánea preferido. Veamos cómo un cliente de mensajería instantánea interno puede ser una solución mejor y más segura para facilitar la comunicación instantánea entre los miembros en un espacio de oficina.
¿En qué se diferencian los mensajes instantáneos internos de las aplicaciones de mensajería instantánea de terceros?
Los clientes de mensajería instantánea de terceros, como Hangouts, WhatsApp y Skype, le permiten comunicarse y compartir información ofreciéndole un medio de transferencia entre el remitente y el destinatario. Ese medio son los centros de datos del cliente de mensajería instantánea en cuestión, donde se almacenan todos los datos y chats que comparte en la aplicación. Básicamente, todos los archivos que comparte, las estrategias organizativas que analiza y toda la información que transmite mediante ese cliente de MI se transfieren a los servidores del cliente de MI y se almacenan allí en forma de una base de datos.
Eso pone esa información en riesgo de robo y secuestro. Otra preocupación planteada por muchos revisores es que los datos tendrán que pasar a través de las redes públicas y, en Internet, nadie puede decir con confianza que estos datos no serán interceptados por piratas informáticos y gobiernos entrometidos, que pueden hacer un mal uso de ellos.
Por otro lado, las aplicaciones cliente de MI internas funcionan solo para su espacio de oficina. A diferencia de los servidores de aplicaciones de clientes de mensajería instantánea de terceros, los mensajeros instantáneos internos están conectados solo a la red de su oficina. Esto significa que los datos compartidos entre el remitente y el receptor en dichas aplicaciones de cliente de MI se transmiten a través del servidor, que está instalado dentro de su lugar de trabajo. Esto le permite mantener sus datos compartidos dentro de su organización en un servidor confiable, que no está conectado a una red pública.
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¿Cómo funcionan los clientes de mensajería instantánea internos?
El proceso es casi el mismo que el de los servidores cliente de MI de terceros, aunque con pequeñas diferencias. En primer lugar, el servidor de mensajería instantánea aquí está en su propio espacio de oficina en lugar de la corporación propietaria de alguna otra aplicación de mensajería instantánea de terceros. Esto lo convierte a usted, o a cualquier persona designada en la administración de TI de su organización, en el controlador-administrador de su cliente de MI interno. Ahora, para usar la aplicación de cliente de mensajería instantánea, el usuario en cuestión recibirá un nombre de usuario y una contraseña generados específicamente (que se pueden cambiar más adelante).
Una vez que se ingresa la contraseña, el servidor interno cargaría directamente la cuenta del usuario con la lista de miembros que trabajan dentro de la organización, que formaría su lista personalizada de amigos en la oficina. El resto del proceso es exactamente igual. El remitente escribe un mensaje, que se transmite al servidor interno y luego se transfiere al receptor. Y todo eso se hace en segundos, por lo que nunca puede controlar la transmisión completa, lo que le permite dar y recibir respuestas inmediatas.
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La aplicación de cliente de mensajería instantánea interna que funciona en un servidor interno conectado a una red privada le permite mantener sus datos dentro de las paredes de su lugar de trabajo. Pero eso no es todo lo que te ofrece un mensajero instantáneo interno.
¿Qué ventajas ofrecen los clientes de mensajería instantánea alojados internos frente a las aplicaciones de cliente de mensajería instantánea de terceros?
¿Por qué una organización debería utilizar un cliente de mensajería instantánea interno frente a un servicio de mensajería instantánea de terceros disponible de forma fácil y gratuita? Aquí hay una lista de todos los puntos positivos que lo ayudarán a comprender por qué los mensajeros de terceros, a pesar de las funciones que ofrecen, no son adecuados para las organizaciones:
1. El intercambio de información se vuelve más seguro
La información de los paquetes que comparte en una aplicación de cliente de mensajería instantánea interna en forma de imagen o documento se transmite solo a través de la red de la oficina y se almacena en un servidor allí antes de transmitirse al receptor. Dado que los datos compartidos permanecen dentro de la red y los servidores de su propiedad, y no pertenecen a una corporación de terceros, no debe preocuparse por la posibilidad de acceso no autorizado o abuso de la información.
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2. Usted, como propietario, tiene control y seguimiento sobre la información compartida
Como dueño de un negocio, ciertamente no querrá que nadie manipule mal los datos de la organización o comparta archivos no autorizados a través del chat. No puede suponer nada a este respecto en un cliente de mensajería instantánea de terceros; sin embargo, el uso de un mensajero instantáneo interno que se ejecute en un servidor de la oficina le permitiría controlar periódicamente la información y los datos que se comparten constantemente a través de la aplicación. Esto le ayudaría a evitar que se propaguen discursos de odio y comunicaciones no éticas dentro de la organización.
3. Gestión de base de datos preferida
En lugar de dejar la base de datos de su servidor recopilada de toda la actividad en el cliente de mensajería instantánea a una corporación de terceros, un mensajero interno le permitiría mantener esa base de datos dentro de las instalaciones de la oficina. Luego, puede hacer que sus técnicos de TI organicen la base de datos según su elección, lo que también haría que la recuperación y el almacenamiento de datos sean más manejables. Estos datos organizados se pueden utilizar más en retrospectiva para servir a los intereses de la organización con fines de investigación.
4. Puede mantener sus datos seguros con cualquiera de sus métodos de firewall preferidos
Con las aplicaciones de mensajería instantánea de terceros, debe depender de los desarrolladores y propietarios corporativos del cliente para la seguridad de los servidores. Un solo defecto de su parte puede provocar una infracción y puede dejar sus datos desprotegidos y vulnerables fuera de su control. Sin embargo, un servidor interno puede estar protegido por cualquier firewall que elija como propietario y puede mantenerse seguro según sus propios términos y condiciones. Por lo tanto, puede decidir qué tan seguro desea mantener sus servidores frente a ataques de malware y spyware.
5. Tus datos son tuyos para usar
Los clientes de IM de terceros pueden usar sus datos y vender partes de la información obtenida de ellos a anunciantes y comerciantes digitales para ayudarlos a obtener consumidores a cambio de comisiones o pagos directos. Aunque muchas de estas actividades están prohibidas por ley, los clientes de IM se entregan a tales actividades hasta cierto punto y eso también con su permiso (que usted otorga al aceptar dichos términos y condiciones).
Sin embargo, al tener una aplicación de mensajería instantánea interna, con control administrativo completo, puede elegir sus propios términos y condiciones y eliminar todas las posibilidades de uso no autorizado e irrelevante de sus datos.
6. No hay problema de espacio, hasta que te quedes sin él en tu base
Cada aplicación de cliente de MI tiene un espacio limitado en la nube dedicado a una cuenta específica. Por encima de eso, debe optar por servicios web y en la nube de terceros por separado o pagar por espacio adicional. Pero, cuando se trata de clientes internos de mensajería instantánea, el espacio es limitado solo si decide no expandirlo. Los servidores tienen discos duros dedicados instalados en su interior. Para permitir que se almacenen más datos en el servidor, siempre puede tener más unidades dedicadas o unidades con mayor espacio en disco instaladas en el servidor. De esta manera, siempre puede tener más y más registros de chat almacenados en su servidor de mensajería instantánea sin tener que pagar por espacio adicional.
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7. Control sobre los cambios en la aplicación IM
Las corporaciones de terceros pueden considerar el interés general de los consumidores al realizar cambios y actualizaciones en sus clientes de mensajería instantánea. Sin embargo, tener una aplicación de cliente de mensajería instantánea interna le permite tener autoridad total sobre sus políticas de usuario, actualizaciones y limitaciones. Puede configurar todo eso según los requisitos de su negocio y propósitos organizacionales y, por lo tanto, codificar el mensajero en cuestión de acuerdo con los logros de sus intereses comerciales. Esto significa que no hay actualizaciones innecesarias, características no deseadas (según los usos de su negocio) y libertad de los términos y políticas del acuerdo de usuario restringido.
8. Dedicado solo para uso organizacional
Un cliente de mensajería instantánea interno sería algo que funcionaría solo en sistemas de oficina. Dado que se conectará a los servidores y redes de la oficina, no se puede utilizar de forma remota para ninguna comunicación personal. Esto le permitiría tener una aplicación de cliente de mensajería instantánea separada y dedicada para su negocio y comunicación organizacional, que también se instalaría obligatoriamente en cada computadora en uso. Al estar limitada a los sistemas de oficina y la lista de amigos solo compuesta por miembros de la organización, la aplicación de cliente de mensajería instantánea en cuestión estaría completamente dedicada a sus comunicaciones comerciales e intercambio de información únicamente, y no habría interferencia de contactos personales y comunicación personal en una mensajería instantánea comercial. aplicación
9. Participación Completa
Una aplicación de cliente de mensajería instantánea interna establecería un medio de comunicación común entre los miembros, al que se podría acceder desde los sistemas asignados. Además, estaría separado de las aplicaciones de mensajería instantánea de terceros a las que se accede de forma remota y, por lo tanto, solo estaría abierto para las comunicaciones de la oficina. Por lo tanto, todos los miembros lo utilizarían obligatoriamente, ya que seguiría siendo el único lugar para recopilar todas las actualizaciones de la organización y llevarse bien con otros colegas.
Con la velocidad de comunicación en rápido aumento, la mensajería instantánea es una forma importante de tener una oficina conectada. Permite que el grupo de trabajo se comunique entre sí al instante, comparta datos y archivos, obtenga respuestas y respuestas casi de inmediato. Habiendo dicho eso, es importante recordar que la carrera por la velocidad no significa que comprometamos la seguridad y la santidad de los datos organizacionales. Existen múltiples consecuencias por el uso de un servicio de terceros, ¡la más importante de ellas es el hecho de que son propiedad de un tercero y están bajo su control!
Las organizaciones tendrán que conectarse a redes públicas, para acceder a servidores de terceros, para sus comunicaciones internas. Con el aumento de las preocupaciones por la privacidad y la seguridad y la actitud relajada de estos proveedores de servicios de comunicación de terceros, es imperativo que elijamos el medio adecuado para la comunicación interna. ¡Pruebe un cliente de mensajería instantánea autohospedado hoy mismo!