Cómo crear un correo electrónico grupal en Gmail y otras funciones ocultas

Todo el mundo quiere mantener organizada su correspondencia. Todos nos ahogamos en el correo electrónico a diario. Puede pasar horas revisando innumerables anuncios, informes, boletines y mensajes que se acumulan en su cuenta de Gmail.

Puede elegir su propia forma de lidiar con ellos, pero le recomendamos que invierta algo de tiempo y esfuerzo en dominarlos “el rey del correo electrónico“.

Gmail en realidad viene con una variedad de funciones que no todos conocen. Con nuevas funciones implementadas todo el tiempo, puede ser difícil establecer prioridades y mantenerse al día.

En este artículo, seleccionamos algunas de las funciones ocultas de Gmail más útiles que puede haber pasado por alto. Aprender a usarlos le ayudará a estructurar su comunicación por correo electrónico. Comencemos con cómo crear un correo electrónico grupal en Gmail.

Crear un correo electrónico grupal en Gmail

Si envía correos electrónicos con regularidad a las mismas personas, aprender este truco le ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.

Para enviar un correo electrónico grupal en Gmail, primero debe crear una lista de correo con todos los contactos que desea incluir. Posteriormente, puede editar esos grupos agregando o quitando contactos.

Cómo configurar una lista de correo electrónico

Google tiene una aplicación separada para administrar todos sus contactos de Gmail. Es por eso que para crear una lista de correo en Gmail, primero deberá crear una lista en Contactos de Google.

1. Abre el Contactos de Google Aplicación Web.
2. Elija los contactos que desea poner en el mismo grupo de su lista de contactos.
3. Una vez que haya seleccionado los contactos, busque el Administrar etiquetas en la parte superior de la pantalla y haga clic en él.

4. En el menú desplegable, elija Crear etiqueta.
5. Nombra la etiqueta. Asegúrese de que el nombre sea fácil de recordar, ya que eso es lo que usará para identificar la lista de correo electrónico más adelante.

6. Hacer clic Salvar para crear la lista.

Para gestionar la lista, elíjala del Etiquetas menú en el lado izquierdo de la pantalla. Allí puede eliminar los contactos existentes. Para agregar contactos a una lista existente, regrese a sus contactos, elija el contacto y al hacer clic en el icono Administrar etiquetas elija el nombre de una lista ya existente.

Puede crear tantas listas (o etiquetas) como desee para diferentes grupos de personas.

Cómo enviar un correo electrónico grupal

Ahora que tiene su lista de correo electrónico, envíe su primer correo electrónico grupal y vea cuánto más fácil es que copiar y pegarlo a cada individuo por separado.

1. Abra Gmail.
2. Clickea en el + Redactar icono para iniciar un nuevo correo electrónico.
3. En la ventana de mensaje nuevo, debajo A comience a escribir el nombre de su lista de contactos. Gmail lo reconocerá y lo completará por usted.
4. Al hacer clic en la sugerencia, verá que todos los contactos de su lista aparecen automáticamente en el campo de destinatarios.
5. Complete la línea de asunto y el resto de su correo electrónico. Entonces presione Enviar para terminar su primer correo electrónico grupal en Gmail.

Más trucos de Gmail para aumentar su productividad

Como cualquier software, Gmail tiene sus propios trucos y atajos que pueden ayudar a que su comunicación sea más eficiente. Algunos de ellos son menos obvios que otros. Aprender a usar las siguientes funciones de Gmail aumentará su productividad y lo ayudará a organizar mejor su correspondencia por correo electrónico.

Programar envío

Esta función le permite escribir correos electrónicos que desea enviar más tarde. Luego, puede programar su envío en cualquier momento en el futuro.

Cuando tenga su correo electrónico listo, en lugar de hacer clic en Enviar haga clic en el flecha hacia abajo junto a él. Luego, seleccione una fecha y hora de la Programar envío menú.

Redacción inteligente

Smart Compose es la función perfecta si desea un poco de ayuda de Gmail al redactar sus mensajes. Predice palabras y frases que escribirás a continuación y te da sugerencias. Esto puede ahorrar mucho tiempo de escritura.

Para habilitar la función, vaya a su Gmail Configuraciones. Debajo General, desplácese hacia abajo para encontrar Redacción inteligente y Personalización de composición inteligente. Asegúrese de que ambos estén activados para recibir sugerencias de escritura personalizadas.

Deshacer envío

Todo las mejores aplicaciones de mensajería ya tiene una función para recuperar un mensaje que envió por error. Ahora también puedes hacerlo en Gmail. Sin embargo, en Gmail solo tiene 30 segundos para hacerlo después de presionar Enviar.

Para configurarlo, vaya a Gmail Configuraciones. Debajo General, desplácese hacia abajo hasta encontrar Deshacer envío. Allí puede elegir el período de cancelación de envío, de 5 a 30 segundos después de enviar el correo electrónico.

Modo confidencial

Puede llevar las cosas aún más lejos con la función de modo confidencial. Recuerda como Facebook te permite enviar mensajes que se autodestruyen después de un cierto período de tiempo? Ahora puede hacer lo mismo en Gmail.

Antes de enviar su correo electrónico, haga clic en el icono de candado a la derecha del botón Enviar. Luego, puede establecer el período de vencimiento de este correo electrónico, asegurándose de que el destinatario no pueda reenviarlo, copiarlo, imprimirlo o descargarlo.

Incluso puede configurar seguridad adicional y pedirle al destinatario que ingrese un código SMS que se enviará a su teléfono antes de que pueda abrir su correo electrónico.

Empujones

Si recibe muchos correos electrónicos a diario y, a menudo, se olvida de responderlos, le encantará la función Nudges de Gmail. Automáticamente volverá a colocar sus correos electrónicos antiguos en la bandeja de entrada con sugerencias para responder o hacer un seguimiento.

Para habilitar esta función, vaya a Gmail Configuraciones. Desplácese hacia abajo debajo General hasta que encuentres Empujones. Luego haga clic en una o ambas casillas para habilitar las sugerencias.

Conviértete en un usuario profesional de Gmail

Ya sea que sea un usuario avanzado de Gmail o que recién esté comenzando, le resultará beneficioso aprender los consejos esenciales para aprovechar al máximo la plataforma. Empiece por aprender a ordenar su bandeja de entrada y a bloquear a alguien en Gmail para organizar mejor su correo electrónico.

¿Qué otras funciones útiles ha descubierto en su tiempo usando Gmail? Comparta sus experiencias con nosotros en la sección de comentarios a continuación.