10 aplicaciones y consejos para organizarse más y perder menos tiempo

Buscar cómo ser más organizado y asegurarse de perder menos tiempo es una lucha constante, especialmente para las personas que están muy ocupadas.

Hay innumerables libros y miles de artículos que cubren los principios de “Getting Things Done” (GTD). Pero para muchas personas, las ideas y principios de GTD pueden parecer tanto trabajo que cuando termines de organizar no tendrás tiempo para realizar ningún trabajo.

Por eso es importante configurar aplicaciones y automatizaciones que cumplan muchos de los principios de GTD por usted. O al menos la forma en que usa esas aplicaciones debería hacer que organizarse y mantenerse organizado y eficiente sea sin esfuerzo.

Libere su mente del desorden con una bandeja de entrada

Cuando quiere hacer las cosas, una “bandeja de entrada” es fundamental. No es una bandeja de entrada de correo electrónico, sino una bandeja de entrada de tareas.

La forma más importante de ayudar a que su mente se mantenga enfocada y sea más organizada es eliminar el desorden. El desorden se refiere a esas ideas o momentos en los que recuerda las tareas que debe realizar. Si arroja esas distracciones fugaces a una bandeja de entrada, puede sacarlas de su cabeza y evitar distracciones.

No importa qué aplicación de tareas use para esto, siempre que tenga una bandeja de entrada. Es mejor si la aplicación incluye una herramienta basada en la web y una aplicación móvil, de modo que pueda recopilar estas ideas sin importar dónde se encuentre o qué esté haciendo.

Da un paso más al integrar tu bandeja de entrada con tu cuenta de correo electrónico. Por ejemplo, puede instalar un Plugin ToDoist para Gmail Chrome que integra ToDoist con su cuenta de Gmail.

Con este complemento, puede seleccionar el icono de Tareas pendientes en la parte superior de un correo electrónico abierto y usar el Agregar tarea rápida función para agregar el correo electrónico a su bandeja de entrada como una nueva tarea.

Esto le permite evitar perder el tiempo realizando pequeñas tareas mientras intenta que se encarguen de su bandeja de entrada de correo electrónico. Simplemente deje a un lado los correos electrónicos que requieren su tiempo como una nueva tarea y continúe.

Con la mayoría de las aplicaciones de tareas pendientes, generalmente también hay una extensión de Chrome para el navegador.

Esto le permite agregar una nueva tarea basada en la información que está leyendo en una página web. La idea es brindarte formas rápidas y fáciles de agregar ideas a tu bandeja de entrada para que no tengas que intentar recordarlas más tarde.

Una de las mejores formas de ser más organizado es mantener la mente clara y libre.

Mantenga su calendario organizado

Demasiadas personas intentan usar su calendario y su bandeja de entrada para lo mismo; para realizar un seguimiento de las tareas. Para eso no es un calendario.

Su calendario es donde programa solo eventos relacionados con el tiempo. No todas las tareas. Su calendario solo debe incluir los siguientes elementos:

• Calendario de citas y reuniones específicas
• Eventos específicos del día como capacitación durante todo el día, viajes de negocios o eventos importantes como cumpleaños
• Tiempo de enfoque, que son bloques de tiempo establecidos todos los días en los que se concentra en las tareas de su lista de tareas pendientes.

Esos bloques de “tiempo de enfoque” no deben ser tareas específicas dentro del calendario. Para esto es su lista de tareas pendientes, y su lista de tareas pendientes es donde decidirá en qué tarea trabajará a continuación durante esos bloques de tiempo de enfoque.

Más allá de los eventos recurrentes, las citas y el tiempo de concentración, el resto de su calendario debe permanecer abierto para reuniones u otras tareas inesperadas.

Si tiene tiempo disponible, siempre puede completarlos con más tiempo para concentrarse en sus tareas. Si las reuniones se programan durante el tiempo de enfoque, cambie según sea necesario.

Notarás que el calendario de arriba tiene Puesta en escena de tareas cada mañana, y Revisión semanal de tareas los viernes. Aquí es donde clasifica su bandeja de entrada y planifica y prioriza sus proyectos como se describe en las secciones a continuación.

Seleccione su lista de tareas pendientes con prioridades cambiantes

La vida cambia rápidamente y esos cambios pueden cambiar sus prioridades.

Cualquier lista de tareas pendientes que use debe estar organizada con proyectos de alto nivel que representen esas prioridades de vida. Por ejemplo, las áreas más importantes de mi vida en las que me enfoco con mis tareas incluyen:

• Riqueza
• Salud
• Escritura en línea
• Hogar
• Familia
• Dia de trabajo

Durante la revisión de tareas semanal, desea examinar todas las áreas de tareas y asegurarse de que las tareas que ha incluido en todos estos proyectos sigan siendo relevantes e importantes.

Puede hacerlo cambiando el nivel de prioridad de las tareas o eliminándolas por completo.

Uno de los principios más importantes de GTD es deshacerse de las cosas que ya no son importantes. Estas son tareas que solo ocupan espacio y crean desorden. Deshacerse de este desorden es una de las mejores formas de organizarse mejor.

Al mirar cada tarea, siga tres pasos.

1. ¿Ya no es relevante? Bórralo.
2. ¿Alguien más puede hacerlo? Delegarlo.
3. Lo que quede, prioriza.

Una manera fácil de asegurarse de hacer esto semanalmente es usar la aplicación móvil de tareas pendientes y revisar las tareas y prioridades mientras se relaja en casa. Siéntese en la terraza, tome un café y escanee y vuelva a priorizar sus tareas.

Planifique los proyectos adecuadamente y sobreestime el tiempo

Dedique tiempo cada mañana a revisar su bandeja de entrada de tareas pendientes y a planificar dos componentes principales de cada tarea.

• ¿Cuánto tiempo debería tardar en completarse?
• ¿Qué tan importante es completar?

El tiempo estimado es simplemente un juicio sobre el esfuerzo. Si le dieran una sesión completa, ¿tomaría de 5 a 15 minutos, de 15 a 30 minutos, de 30 a 60 minutos o más de una hora? Cree etiquetas de colores para estos períodos de tiempo y aplíquelas a cada nueva tarea.

Al estimar el tiempo que toman las tareas, siempre sobreestime un poco. De lo contrario, constantemente se quedará sin tiempo con tareas sin terminar.

La importancia de cada tarea es ¿qué tan pronto debe terminarla? ¿Su jefe dijo que se hiciera un informe el viernes? Esa es una “Prioridad 1” que debe resaltar en rojo. ¿Es un capítulo de un libro que le gustaría escribir algún día? Esa es una “Prioridad 3” y está resaltada en azul.

Los colores específicos no importan, siempre y cuando comprenda lo que significan.

Combine tareas con cosas que le encanta hacer

No todo tiene que parecer una tarea. De hecho, cuantas más tareas pueda combinar entre sí, más tiempo tendrá.

Aquí están algunos ejemplos.

• Mire un video de entrenamiento para el trabajo mientras camina en la caminadora durante su entrenamiento.
• Haga su revisión semanal de tareas mientras está en la sala de espera en la cita con su médico.
• Usa una aplicación como Notas de voz para dictar el primer capítulo de su libro mientras conduce durante 3 horas en su viaje de negocios.

Con un poco de creatividad, puede combinar muchas de las tareas en su lista de tareas pendientes y completar varias tareas durante horas superpuestas en su horario.

Este tipo de gestión creativa del tiempo es clave para ser súper eficiente utilizando los principios de GTD.

Priorice el uso del tiempo en lugar de la importancia

Cuando priorice las tareas, no las considere en términos de cuán importantes son para sus objetivos a largo plazo. Piense en ellos en términos de urgencia.

¿Qué tan urgente debe hacer esa tarea? ¿Qué pasaría si se tomara otro día u otra semana para lograrlo?

Las únicas tareas que deberían ser de “Prioridad 1” son aquellas que tienen un plazo estricto de 24 horas. Si tiene otros días (más tarde), conviértalo en una “Prioridad 2”. Para cualquier tarea que le gustaría terminar “algún día” si tiene tiempo, conviértalo en una “Prioridad 3”.

Cada mañana, revise su programa diario para asegurarse de que sea equilibrado y realista.

Si hay mucho rojo, mire sus estimaciones de tiempo para esas tareas y asegúrese de que puedan caber dentro de sus bloques de tiempo de enfoque. Si no es así, debe ponerse en contacto con quien haya establecido la fecha límite por usted y solicitar una fecha límite posterior o delegar en alguien de su equipo que tenga tiempo.

Deberías lidiar con todo en términos de “tiempo”. Importancia significa “¿cuánto tiempo me queda para completar esta tarea?”

Una vez que llegue su hora de enfoque durante el día, cierre todo lo demás (incluido el correo electrónico) y comience a trabajar en esas tareas.

Utilice recordatorios de forma eficaz

Los recordatorios pueden ser extremadamente molestos si no los usa de manera efectiva. Solo debe configurar recordatorios para tareas relacionadas con el tiempo, como citas o reuniones.

No necesita recordatorios para las tareas laborales, porque tiene tiempo de enfoque dedicado en su calendario para lidiar con ellas.

También debe configurar los recordatorios para que se produzcan en los dispositivos que utilizará cuando se produzca ese evento. Por ejemplo:

• Recordatorios de gimnasio al final del día en la computadora de su oficina de trabajo (calendario de Microsoft Outlook)
• Recordatorio para recoger un regalo de San Valentín de camino a casa (calendario de Google o Asistente de Google)
• Recordatorio para llevar sus auriculares a su viaje de negocios (Página principal de Google)
• Recordatorio para recoger una lista de artículos en la tienda (Calendario de Google o Asistente de Google)

Piense siempre en dónde estará justo antes de que necesite completar la tarea y configure el recordatorio correcto en el dispositivo y la aplicación correctos en consecuencia.

Use sesiones de trabajo enfocadas de manera efectiva

Entonces, ha llegado el momento de concentrarse. ¿Ahora que?

Asegúrese de que su entorno sea propicio para el enfoque y la productividad. Cierre la puerta de la oficina. Juega tu música relajante favorita. Siéntese frente a su computadora y comience a concentrarse solo en la tarea en cuestión y nada más.

El tiempo de concentración es tu momento de brillar. Es cuando finalmente haces las cosas. Su máxima productividad al final del día depende en gran medida de qué tan bien pueda concentrarse durante su “tiempo de concentración”.

¿Quiere aumentar su productividad? Utilice un aplicación Pomodoro en línea para asegurarse de tomar descansos breves a intervalos regulares. Esto te ayudará a mantenerte aún más renovado y concentrado.

Recuerde centrarse en el panorama general

Al menos una vez al mes, debe revisar sus objetivos generales para asegurarse de que todo lo que está trabajando esté alineado con sus grandes objetivos de vida.

¿No estás seguro de cuáles son esos objetivos o cómo dividirlos en partes más pequeñas? Recomiendo encarecidamente utilizar una aplicación de planificación de objetivos como Paisaje.

Esta es una forma creativa de visualizar sus importantes objetivos de vida en el interior de un círculo. Diversificar alrededor de ese círculo son las cosas que necesita lograr para lograr esos grandes objetivos. Cuanto más se aleje, más pequeñas serán las metas. Los anillos exteriores forman los bloques que contienen las tareas en las que está trabajando actualmente.

Revisar su círculo de objetivos todos los meses a medida que cambia su vida puede ayudarlo a eliminar cosas que ya no le importan y agregar cosas nuevas que sí lo hacen.

Utilice estos objetivos más amplios para dirigir cómo va a ordenar y priorizar las tareas que ha configurado en su lista de tareas pendientes.

Si Goalscape no funciona para usted, hay muchas otras aplicaciones de planificación de objetivos Para escoger de.

No planifique ni organice demasiado

Lo más importante es dejar que las herramientas hagan su trabajo. Debería dedicar solo sus sesiones de revisión a organizar y planificar, pero no se concentre tanto tiempo en la planificación y la organización de tareas que nunca realice ningún trabajo real.

Por eso, programar sesiones de revisión diarias, semanales y mensuales es la forma de organizarse mejor. Estos son los tiempos dedicados a administrar su rutina GTD. Fuera de eso, se trata de … hacer las cosas.

¿Qué consejos tienes para hacer las cosas? ¿Algo que no hayamos cubierto ya aquí? Háznoslo saber en los comentarios.