La vida sería mucho más fácil si solo tuviera un calendario con todas sus citas y reuniones. Podrá ver su tiempo libre fácilmente, al igual que cualquier otra persona que tenga acceso a su horario y quiera reservar a tiempo con usted. Las reuniones reservadas dos veces y las reuniones perdidas simplemente no sucederían.
Desafortunadamente, la realidad es que probablemente tenga varios calendarios y, dado que está leyendo esto, calendarios de Google y Microsoft que no se comunican entre sí.
Es por esta razón que existen herramientas de sincronización de calendario y hay muchas de ellas. Aquí describiremos todas las opciones que tiene, incluidas las soluciones alternativas, así como las mejores herramientas que hemos encontrado para hacer el trabajo.
El mejor para usted dependerá exactamente de lo que necesite que suceda y de cuánto esté dispuesto a gastar.
¿Puedo sincronizar los calendarios de Google y Outlook?
Primero, pregúntese si realmente necesita sincronizar los calendarios de Google y Outlook. Puede pensar que sí, pero hay varios enfoques alternativos que podrían resolver su problema.
Por ejemplo, si tiene un teléfono iPhone o Android, debería poder agregar varias cuentas y, por lo tanto, varios calendarios.
Este enfoque generalmente significa que los calendarios de Google y Outlook aparecen juntos en la misma aplicación. Esto no se sincroniza, pero significa que puede ver dos o más calendarios en la misma aplicación y la misma vista.
Si está usando una PC o computadora portátil con la aplicación Outlook en Windows, podría ser el momento de deshacerse de ella y pasar a la versión en línea, Outlook.com, que admite varios calendarios.
Hay varias otras ventajas de utilizar un servicio de correo electrónico / calendario en línea: puede iniciar sesión desde cualquier computadora con conexión a Internet y no tiene problemas de sincronización, ya que todo se almacena en línea.
Solo tenga en cuenta los inconvenientes de estos enfoques. La principal es que, en un entorno empresarial, cualquier persona que compruebe si está disponible en un momento determinado no verá todos sus calendarios: solo verá, por ejemplo, el de Microsoft o Google que usa para el trabajo. Ahí es donde la sincronización adecuada se vuelve importante.
Las mejores herramientas y aplicaciones para sincronizar Outlook y Google Calendars
Si no desea utilizar ninguna de nuestras soluciones alternativas a continuación, puede utilizar una aplicación o servicio que sincronice los calendarios de Google y Outlook. Algunos son gratuitos, pero pueden tener limitaciones que resulten ser un factor decisivo. Sin embargo, debido a que son gratuitos, al menos puede probarlos para ver si son lo suficientemente buenos.
SyncGene
SyncGene puede sincronizar contactos, calendarios y tareas automáticamente en iPhone, Android, Outlook, Gmail y aplicaciones. Hay una versión gratuita que está limitada a dos fuentes de datos y no ofrece sincronización automática, pero una suscripción de pago cuesta 4,95 dólares al mes. Si se suscribe, tenga en cuenta que hay una política de reembolso de 14 días, así que asegúrese de estar satisfecho antes de que se acabe el tiempo.
CalendarBridge
CalendarBridge es un nuevo servicio en línea que no solo puede sincronizar hasta 10 de sus calendarios de Microsoft y Google, sino que también ofrece algunas opciones muy útiles. Una es que puede elegir sincronizar solo sus tiempos ocupados o libres, lo que puede garantizar que los eventos personales no se sincronicen con su calendario laboral. También puede optar por no mostrar la información sobre eventos sincronizados desde otro calendario, por lo que solo mostrará el tiempo como ocupado.
Debido a que toda la sincronización ocurre en la nube, no importa si está usando Windows 10, macOS, iOS o Android, ni qué aplicación de calendario elija usar. Todo es compatible, siempre que pueda ver un calendario de Outlook o Google.
El servicio no ve ni almacena sus inicios de sesión de Google o Microsoft y funciona directamente en servidores en la nube, por lo que sus calendarios sincronizados se pueden ver y están disponibles en cualquiera de sus dispositivos. Cuesta $ 4 por mes, pero esto es un descuento del 50 por ciento de los habituales $ 8 por mes por usuario. También hay una prueba útil de siete días que no solicita los detalles de la tarjeta de crédito.
Sync2
Sync2 (imagen a continuación) sincroniza Outlook con Google Calendar y hace mucho más por $ 59.95 por año (hay descuentos disponibles). Se puede sincronizar según un horario o siempre que se detecte un cambio en Outlook.
Otras opciones
OggSync hace un trabajo similar y ahora tiene la versión 10 y cuesta $ 29.95 al año por usuario.
gSyncit v5 es un complemento de Outlook de $ 19,99 que permite la sincronización unidireccional y bidireccional entre Outlook y el calendario de Google y es muy recomendado por quienes lo utilizan.
Otra opción más es Scand Outlook4Gmail, que sincroniza su calendario de Outlook con su calendario de Google. También puede sincronizar contactos y una sola licencia cuesta $ 28,98.
Aplicaciones gratuitas para sincronizar calendarios de Google y Outlook
Calendar Sync parece ser el reemplazo perfecto de la antigua herramienta de sincronización de Google para usuarios de Outlook. Sin embargo, tenga en cuenta que la versión gratuita solo sincronizará eventos dentro de los 30 días posteriores a la fecha de sincronización, por lo que si necesita sincronizar eventos recurrentes, necesita Calendar Sync Pro, que cuesta $ 9.99.
A algunas personas les gusta Calendar Sync, mientras que otras dicen que causa problemas.
Otra opción es Outlook Google Calendar Sync, que es gratuito y se actualiza periódicamente. Puede sincronizar eventos, incluidos asistentes y recordatorios. No tiene que estar instalado y funciona detrás de proxies web. Ciertamente vale la pena intentarlo.
Solo usa un calendario
Es posible que esta no sea una opción para usted si tiene calendarios personales y de trabajo que deben estar en diferentes plataformas, pero vale la pena considerar si puede administrar pero usando solo un calendario, si es posible. Es útil utilizar varios proveedores de correo electrónico, pero cuando se trata de su calendario, ¿por qué no elegir uno y utilizarlo?
Simplifica la programación de citas y eventos y resuelve el problema de sincronización al instante. Tanto Google como Microsoft admiten varios calendarios, como el del trabajo y el personal, y ofrecen un calendario único o vistas combinadas. (Esto se aplica ya sea que esté usando un dispositivo móvil o una PC o computadora portátil, por cierto).
Al agregar un nuevo evento, puede elegir a qué calendario agregarlo. Esta es la única complicación, ya que es muy fácil agregar un evento al calendario incorrecto. Pero al menos no tendrás problemas con la sincronización.
Si esto le parece una buena idea, es posible que desee exportar los datos de un calendario a otro en lugar de replicar manualmente los eventos y citas existentes. Así es cómo.
Cómo importar y exportar calendarios de Google
Para exportar eventos de Google Calendar, deberá usar la versión web en una PC o Mac.
Haga clic en el icono de engranaje en la parte superior derecha de la interfaz y luego haga clic en Configuración.
Ahora haga clic en el calendario correspondiente en el Configuración de mis calendarios sección de la izquierda. A la derecha debería ver un botón marcado Exportar calendario. Se descarga como zip, así que copie el archivo .ics.
Un método alternativo es hacer clic en los tres puntos a la derecha de uno de sus calendarios y luego hacer clic en Configuración y uso compartido. Esto lo lleva a la misma pantalla con la opción Exportar.
En la misma pantalla de Configuración, verá una opción de Importar y exportar (flecha abajo). Haga clic aquí y encontrará las opciones para importar un calendario, así como otro botón para exportar todos sus calendarios de una sola vez.
Cómo importar y exportar calendarios de Outlook
Para importar Google Calendar a la aplicación Outlook de Windows, vaya a Archivo> Abrir y exportar> Importar y exportar. Seleccione la opción para importar un archivo iCalendar (.ics).
Es posible que también desee consultar 11 formas de usar Google Calendar como un profesional.
A exportar su calendario de Outlook (desde la aplicación Outlook), vaya a Archivo> Abrir y exportar> Importar y exportar. Seleccione Exportar a un archivo y guárdelo en un archivo .csv.
Cómo importar un calendario usando Outlook.com
Si usa la sección Calendario de Outlook.com, no puedo exportar, pero puedes importar.
Para hacer eso, haga clic en Agregar calendario entonces escoge Desde el archivo en el menú y navegue hasta su archivo .ics de Google Calendar para importarlo.
Cómo ver los calendarios de Outlook y Google juntos
Androide
En un teléfono o tableta Android, instale la aplicación gratuita de Microsoft Outlook desde Google Play Store. (Desafortunadamente, no puede simplemente agregar una cuenta de Microsoft o Outlook en la configuración de ‘agregar cuenta’ de Android. Puede intentar agregar una cuenta de Exchange, pero no funciona con todas las cuentas de Microsoft).
Cuando lo instala por primera vez en su teléfono, aparece un mensaje que le pregunta si desea vincularlo a otra cuenta, incluido Gmail. Elija esto y sus calendarios se sincronizarán.
iPhone y iPad
La aplicación Calendario en un iPhone y iPad también puede mostrar un Calendario de Google y un Calendario de Outlook combinados. Vaya a Configuración, Correo, Contactos, Calendarios y toque Agregar cuenta.
Utilice las opciones para agregar cuentas de Google y Outlook.com. Acepta la oferta de sincronizar calendarios y listo. Los eventos agregados a Google Calendar, Outlook.com Calendar o Outlook, si está sincronizado con Outlook.com, aparecen automáticamente en la aplicación iOS Calendar.
Usa invitaciones
Una forma de hacer que una cita aparezca en los calendarios de Google y Outlook simultáneamente es simplemente invitarse ingresando su dirección de correo electrónico al crear un nuevo evento. Básicamente, creas una reunión contigo mismo, por lo que en Google Calendar te invitarías agregando tu dirección de correo electrónico de Outlook o Outlook.com.
Outlook agrega una invitación de calendario de Google como un evento no confirmado. Puede dejarlo así o hacer clic en el Aceptar en el correo electrónico para confirmarlo. Outlook.com no agrega automáticamente invitaciones al calendario y debe hacer clic en Aceptar en el correo electrónico.
Puede aceptar invitaciones enviadas por correo electrónico manualmente desde Outlook / Outlook.com a Google Calendar en Gmail, pero hay una mejor manera. Haga clic en el icono de engranaje en Google Calendar y haga clic en Configuraciones. Hacer clic General en la parte superior de la columna de la izquierda y desplácese hacia abajo hasta que vea la sección Configuración del evento.
En estos hay una opción para Agrega invitaciones automáticamente. Utilice el menú desplegable para elegir Si.
