Hola! volvemos esta vez con un nuevo artículo que nos gustaría que te sea muy útil y dé respuesta a tus preguntas ¡Comenzamos!
Google Drive se ha convertido en una de las mejores y más populares formas de compartir archivos entre clientes, compañeros de trabajo y amigos sin necesidad de que realicen una descarga directa.
Hace una década, enviaría estos archivos como un archivo adjunto de correo electrónico o un enlace desde un sitio como Megaupload o MediaFire. Regocijémonos todos de que esos días hayan quedado atrás.
Una característica popular en esos sitios antiguos que se ha trasladado a los sitios para compartir más populares de la actualidad, como Pastebin, es la capacidad de invalidar su enlace o dejar de compartir su archivo después de un período de tiempo determinado. Esto no es algo que podamos hacer por correo electrónico. Sin embargo, es una función que muchas personas no conocen en Google Drive.
Algunos archivos confidenciales no deberían permanecer en Internet para siempre. En este artículo, hablemos sobre cómo puede establecer una fecha de vencimiento en su acceso a archivos compartidos en Google Drive.
Limitaciones de la caducidad del acceso a archivos compartidos en Google Drive
Es importante saber que esta función solo está disponible para cuentas de una organización de pago de G Suite. Esto significa que las cuentas de Google estándar o las cuentas que utilizan la versión heredada gratuita de G Suite no pueden utilizar la caducidad del acceso a archivos compartidos.
Los usuarios que no pertenecen a una organización de pago de G Suite pueden compartir archivos con un vencimiento, pero este requisito debe cumplirse para establecer el vencimiento del acceso a archivos compartidos en Google Drive. Si trabaja para una empresa que le asigna su propia cuenta de correo electrónico a través de un dominio de Gmail personalizado, es muy probable que tenga acceso a esta función a través de esa cuenta.
Cómo configurar la caducidad del acceso a archivos compartidos en Google Drive
Naturalmente, el primer paso de este proceso es compartir un archivo con alguien. Para compartir uno de sus archivos en Google Drive, la forma más fácil es acceder al archivo y luego buscar en la esquina superior derecha el azul grande Compartir
botón, no te lo puedes perder.
Haga clic en él y aparecerá una caja de luz que le permitirá escribir una lista de direcciones de correo electrónico para compartir su archivo.
Haga clic en el Okay para enviar su (s) invitación (s) para compartir su archivo cuando esté listo. Después, querrá volver a abrir este mismo archivo y hacer clic nuevamente en el azul Compartir o haga clic con el botón derecho en el archivo y haga clic en Compartir. Esta vez, haga clic en Avanzado en la esquina inferior derecha de la caja de luz.
Aquí, si pasa el cursor sobre la fila de cualquiera de los usuarios con los que está compartiendo el archivo, aparecerá un ícono de temporizador que dice “Establecer vencimiento”Cuando lo colocas. Si no ve este ícono, podría significar que no está usando una cuenta de una organización de G Suite compatible. Si lo hace, haga clic en él.
Otra razón por la que es posible que no lo vea es porque Google ha actualizado la interfaz GUI para Google Drive. En su lugar, puede que tenga que hacer clic en el pequeño menú desplegable junto a su nombre y luego hacer clic en Dar acceso temporal.
Ahora verá una ventana como las dos siguientes. La imagen superior es la versión más reciente de Google Drive y probablemente la que encontrarás.
Esto debería hacer que aparezcan las opciones de vencimiento del acceso. Al hacer clic en el menú desplegable, se revelarán fechas comunes de 7 días y 30 días, o puede hacer clic en Fecha personalizada… para establecer su propia fecha de vencimiento.
Establecer una fecha personalizada le permitirá seleccionar un día de una vista de calendario. El único inconveniente es que no puede seleccionar una hora, solo una fecha; el archivo vencerá un minuto antes de la medianoche de cualquier día que seleccione.
Una vez que esté satisfecho con la forma en que ha configurado la caducidad del acceso a archivos compartidos, haga clic en Guardar cambios y entonces Hecho. ¡Eso es!
Una cosa importante a tener en cuenta es que los usuarios aún podrán mantener su archivo de manera efectiva después de su fecha de vencimiento al descargarlo. Para evitar esto, querrá configurar su acceso para que solo les permita ver el archivo (no editarlo) y habilitar el “Deshabilite las opciones para descargar, imprimir y copiar para los comentaristas y lectores” opción.
Si tiene una cuenta de una organización de G Suite no heredada, la caducidad del acceso a archivos compartidos es una de las muchas ventajas infrautilizadas que puede aprovechar. Esto solo toma unos segundos, ¡así que no deje que esos archivos confidenciales se queden para siempre!
En el caso de que G Suite no sea lo suficientemente seguro o no esté a la altura de sus estándares, también tenemos una excelente guía sobre cómo configurar su propio almacenamiento en la nube personal. Compruébelo para tener un control total sobre su uso compartido en la nube.