Cómo agregar una firma automática a un documento de Microsoft Word

Nada reemplazará una firma real, pero en el mundo digital de hoy, las firmas electrónicas son comunes y fáciles. Puede utilizar software especializado al firmar acuerdos y contratos, pero Microsoft Word también puede ayudar.

Puede agregar una línea de firma vacía para más documentos legales o crear un elemento de Autotexto a partir de una imagen de su firma real. Ambos son fáciles de implementar y ofrecen un poco de libertad independientemente de que el documento se distribuya electrónicamente. En este artículo, le mostraré cómo implementar ambos métodos.

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Ninguno de los métodos es un proceso seguro ni reemplaza las firmas digitales cifradas que requieren certificación, que es otra cosa.

Para una demostración, descargue una plantilla de carta de Word o puede trabajar con cualquier documento de Word. No hay descarga de archivos de demostración aquí porque no los necesitará. Esta función no es compatible con el formato .doc anterior, y la edición del navegador admite cualquiera de las técnicas de firma.

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Cómo agregar una línea de firma en blanco en Word

Si va a imprimir el documento, puede agregar rápidamente toda la información pertinente que acompaña a la firma real insertando una línea de firma. Al hacerlo, se agrega un lugar para firmar el documento e incluye otra información como el título, el correo electrónico, el número de teléfono, etc. Esta función es útil con los formularios, pero menos útil con una carta ordinaria.

Para agregar una línea de firma a un documento, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Insertar y luego haga clic en la opción Línea de firma en la sección Texto.
2. En el cuadro de diálogo resultante, ingrese los detalles de la firma, como nombre, título, etc. (Figura A). En el campo de instrucciones, incluso puede incluir ayuda para el firmante, como “Firme aquí” o la conocida “X”.
3. Haga clic en Aceptar para insertar la línea de la firma.

Figura A

Como puedes ver en Figura B, no hay suficiente espacio en la primera página, por lo que Word coloca la línea completa de la firma en la página 2. Es posible que esto no le suceda, pero cuando lo haga, elimine algunas líneas en blanco de la página anterior para colocar la firma en esa página. Si esto es imposible, mueva el último párrafo o las últimas líneas a la página de la línea de la firma. No desea una línea de firma en una página por sí sola. Después de ajustar la ubicación (Figura C) si es necesario, está listo para guardar, imprimir y distribuir.

Figura B

Hemos utilizado una plantilla de carta para el archivo de demostración, pero lo más probable es que utilice esta función en documentos legales y demás, y no en cartas puntuales. Independientemente de cómo use esta función, alguien aún tiene que firmar el documento. Echemos un vistazo a una opción que elimina esa necesidad.

Figura C

Cómo insertar una firma de imagen como Autotexto en Word

Agregar una imagen de su firma es una manera fácil de eliminar la necesidad de firmar cosas. Simplemente imprímalo y listo. Deberá tener cuidado con con quién comparte esta capacidad, por supuesto, y si es legalmente vinculante es algo que debe determinar, si es importante para usted.

Lo primero que necesita es su firma manuscrita como archivo gráfico. Escriba su firma en una hoja de papel y escanee o tome una foto de ella, guardándola con uno de los formatos de archivo gráfico: .bmp, .gif, .jpg o .png.

Inserte el archivo de imagen en Word haciendo clic en la pestaña Insertar y eligiendo Imágenes en el grupo Ilustración. Seleccione el dispositivo, busque el archivo y luego haga clic en Insertar. Cambie el tamaño y recorte si es necesario, para eliminar grandes cantidades de espacios en blanco (fondo). Luego, ingrese cualquier texto adicional, como el nombre impreso y el título. Una vez que tenga todo lo que necesita para la firma, es hora de convertirlo en un elemento de Autotexto.

Seleccione el gráfico y el texto adicional y luego haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Insertar y luego haga clic en Elementos rápidos en el grupo Texto.
2. Elija Guardar selección en Galería de piezas rápidas.
3. En el cuadro de diálogo resultante, ingrese un nombre para el elemento de Autotexto.
4. Las otras configuraciones dependerán de su situación laboral. Por ejemplo, puede guardar diferentes firmas con archivos de plantilla específicos. Para nuestro ejemplo, conserve todas las configuraciones predeterminadas (Figura D).
5. Haga clic en Aceptar.

Figura D

Ahora que existe el elemento de firma de Autotexto, puede insertarlo en cualquier lugar en cualquier momento. Haga clic en Quick Parts y elija el elemento de la galería (Figura E). Debido a que conservamos la configuración predeterminada, este elemento de Autotexto está disponible en todos los documentos basados ​​en la plantilla Normal.

Figura E

Manténganse al tanto

Si usa este elemento de Autotexto con frecuencia, es posible que desee crear un atajo de teclado para ahorrarle unos pocos clics. En un artículo posterior, le mostraré cómo hacerlo.

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