Cómo encontrar duplicados en filas y celdas en Google Sheets

Google Sheets es uno de los productos más potentes de Google y una de las soluciones de referencia para la gestión de hojas de cálculo y datos en la web. Sin embargo, fuera de la caja, tiene sus puntos débiles, uno que discutiremos en este artículo.

Afortunadamente, Sheets admite funciones y fórmulas personalizadas que ayudan a compensar algunas de estas deficiencias. Si los usuarios son expertos en fórmulas o pueden crear un poco de secuencias de comandos, Sheets puede ser tan poderoso como ellos lo hacen.

Una funcionalidad particular que Sheets no admite de forma nativa es la capacidad de encontrar duplicados en Google Sheets, ya sean datos duplicados en celdas o filas. Si bien existe una forma de eliminar rápidamente las entradas duplicadas, Eliminar duplicados opción bajo la Datos menú, no hay forma de aislar solo esos duplicados. La buena noticia es que hay una forma de lograrlo.

En este artículo, repasemos cómo encontrar duplicados en Google Sheets aprovechando el formato condicional.

¿Qué es el formato condicional en Google Sheets?

El formato condicional es una característica presente en muchos editores de hojas de cálculo que permite al usuario aplicar formato de texto y otros formatos visuales a una celda en función de determinadas condiciones.

Por ejemplo, un usuario puede estar registrando su presupuesto mensual usando una hoja de cálculo, queriendo saber de un vistazo si supera el límite de gasto de $ 500. En la columna de la hoja de cálculo donde se contabiliza el total del mes, se puede establecer una regla de formato condicional en filas en negrita con un valor superior a $ 500, lo que facilita ver dónde ocurrió esto.

En Google Sheets, el formato condicional permite a los usuarios aplicar formato basado en una larga lista de reglas preestablecidas o ingresando una fórmula personalizada. Los cambios de estilo de formato disponibles incluyen negrita, cursiva, subrayado, tachado, color de texto y color de celda.

Además, los usuarios pueden usar una escala de color, en lugar de un solo color, y definir un valor mínimo y máximo, y sus respectivos colores, para la escala de color automática.

Cómo usar el formato condicional para encontrar filas duplicadas en hojas de Google

Para cualquiera que trabaje en una hoja de datos larga, las entradas duplicadas pueden convertirse en un problema que a veces interrumpirá el flujo de las cosas. Es posible que los usuarios no deseen simplemente eliminar estos datos, que Sheets admite de forma nativa, y en su lugar analizarlos y trabajar con ellos.

Usando una fórmula personalizada con formato condicional, esto es posible. El primer paso para lograr esto es resaltar toda la columna en la que se deben buscar duplicados haciendo clic en la etiqueta de la columna que se encuentra arriba.

Una vez resaltado, haga clic derecho y seleccione Formato condicional. Esto abrirá un panel en el lado derecho de la ventana que muestra reglas de formato condicional. El rango de columna seleccionado se rellenará previamente en el Aplicar al rango campo, para que no sea necesario tocarlo.

A continuación, desea hacer clic en el menú desplegable debajo Reglas de formato para cambiar esta condición a La fórmula personalizada es. Aparecerá un campo de texto debajo del menú desplegable después de hacer esto, y se debe ingresar la siguiente fórmula:

= cuenta si (A: A, A1)> 1

Sin embargo, será necesario modificarlo para reemplazar todas las instancias de “A” con la letra de la columna en la que se buscan duplicados en Google Sheets, que se mostrará en la Aplicar al rango campo.

El paso final es configurar el formato para que se aplique a todas las celdas de esta fila que contienen datos encontrados más de una vez. Si trabaja con un gran conjunto de datos, el mejor formato para establecer puede ser un color de relleno. Al usarlo, un color brillante y notable como el amarillo, el rosa fuerte o el verde lima realmente se destacará y permitirá notar duplicados de un vistazo mientras se desplaza.

Ahora, todas las filas que contienen datos que se encuentran en al menos otra fila serán resaltadas o formateadas de la forma que se eligió. Si se eliminan filas duplicadas, se eliminará automáticamente el formato condicional de la fila única restante.

Uno podría preguntarse: “¿Por qué pasar por este problema cuando Google admite la eliminación de duplicados con dos simples clics?” Bueno, este sistema es inflexible e imperfecto. Por ejemplo, no hay forma de cambiar qué duplicado se elimina. Es posible que algunos usuarios deseen eliminar la primera instancia y otros la última; Google no ofrece ninguna opción y elimina todos los duplicados, excepto el primero.

Con esta simple regla de formato condicional, el usuario tiene el control total de la gestión de duplicados de una manera que no corre el riesgo de romper su hoja. Lo mejor de todo es que el formato condicional es completamente dinámico, por lo que nunca necesitará eliminar el formato si elige eliminar todos los duplicados de alguna manera.

Sin embargo, si alguna vez se necesita eliminar la regla de formato condicional, es tan simple como hacer clic en el Formato menú y luego Formato condicional, que mostrará el mismo menú del lado derecho que antes. Los usuarios pueden colocar el cursor sobre la fila que muestra la fórmula personalizada que acabamos de crear y hacer clic en el icono de la papelera que aparece para eliminarla.

Cuando la opción nativa de Google Sheets para encontrar duplicados y eliminarlos simplemente no es lo suficientemente poderosa o codifica los datos de una manera que no se puede pagar, la fórmula personalizada simple resaltada en este artículo permite a los usuarios tomar el asunto en sus propias manos.

¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre el uso de esta regla de formato condicional? Si es así, déjenos un comentario a continuación.